Termini e condizioni di servizio

1. Chi fornisce il servizio

Il servizio PrenotazioneInCloud è fornito da:

Riccardo Lorenzi
Via Villagrande 173, 61024 Mombaroccio (PU)
P.IVA: IT02669000412
Email: info@prenotazioneincloud.it

Nel testo che segue, “noi” indica questo soggetto e “tu” indica chi si registra al servizio per la propria attività.

2. Cosa regolano questi termini

Accettando questi termini concludi con noi un contratto di abbonamento a un servizio software fornito in cloud. Non acquisti una copia del programma e non ti viene consegnato nulla da installare: accedi a un servizio che resta sui nostri sistemi.

Nel testo:

• account è la credenziale personale con cui una persona accede al servizio;
• attività è il locale che hai registrato, con i suoi orari, la sua capienza e i suoi dati, a cui possono essere collegati più account;
• cliente finale è la persona che prenota un tavolo presso la tua attività o consulta il tuo menu digitale;
• contenuti sono i dati e i materiali che carichi: menu, logo, immagini, anagrafiche, note e prenotazioni.

3. A chi è rivolto il servizio

PrenotazioneInCloud è rivolto esclusivamente a chi agisce nell'esercizio di un'attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale: ristoranti, bar, pizzerie, trattorie e locali che accettano prenotazioni. Registrandoti dichiari di trovarti in questa condizione, di agire in nome dell'attività indicata e di avere i poteri necessari per vincolarla al contratto.

Di conseguenza al contratto non si applicano le disposizioni del Codice del consumo riservate ai consumatori, incluso il diritto di recesso di quattordici giorni. Restano ferme le previsioni della sezione 8 sulla disdetta, che puoi esercitare in qualsiasi momento.

4. Come si conclude il contratto

Il contratto si conclude online, secondo queste fasi:

1. compili il modulo di registrazione con email, password, nome dell'attività e nome utente;
2. prendi visione della Privacy Policy e accetti questi termini e l'Accordo sul trattamento dei dati;
3. invii la registrazione e ricevi un'email di verifica dell'indirizzo;
4. dopo la verifica dell'email e l'accettazione, l'account viene attivato sul piano Gratis e il contratto è concluso, senza alcun addebito.

Il passaggio al piano PRO è un atto separato e successivo, descritto alla sezione 7.

Prima di inviare la registrazione puoi correggere qualsiasi dato inserito tornando sui campi del modulo. Dopo la registrazione puoi modificare i dati dell'attività dalle impostazioni del gestionale e chiedere la correzione dei dati dell'account scrivendoci.

Il contratto è concluso in lingua italiana. Prima dell'invio puoi aprire, stampare e salvare i documenti. Dopo la conclusione ti rendiamo disponibile la versione sottoscritta, identificata dal numero di versione, nell'archivio legale e su richiesta scritta.

La registrazione utilizza due caselle separate e non preselezionate: una per dichiarare di aver preso visione della Privacy Policy e una per accettare questi Termini insieme al DPA. La conclusione del contratto non si completa se entrambe non sono selezionate. L'eventuale creazione tecnica di un account prima dell'accettazione non equivale ad accettazione dei documenti.

Per le attività registrate prima della pubblicazione della versione 1, chiediamo la stessa accettazione al primo accesso utile. Fino a quel momento questi Termini e il DPA non si considerano accettati e non vengono retrodatati. Se non vuoi accettarli puoi chiedere l'esportazione dei dati o la chiusura dell'account.

Non aderiamo a codici di condotta ulteriori rispetto agli obblighi di legge.

5. Che cosa comprende il servizio

Il servizio comprende, nei limiti del piano attivo:

• il gestionale per prenotazioni, sala, tavoli, anagrafica clienti e note, accessibile dal web e dall'app per iOS e Android;
• la pagina pubblica di prenotazione, raggiungibile da un link che puoi pubblicare sui tuoi canali, dalla quale i clienti finali prenotano senza registrarsi;
• il menu digitale consultabile tramite QR code;
• le conferme automatiche su WhatsApp ai clienti finali che prenotano dalla pagina pubblica, alle condizioni della sezione 13.

Il servizio è uno strumento di organizzazione: non garantisce l'arrivo dei clienti finali, non interviene nel rapporto fra te e loro e non gestisce pagamenti fra te e loro. La prenotazione produce effetti unicamente fra te e il cliente finale.

6. Piani, limiti e funzioni

Sono disponibili due piani.

Piano Gratis

• non ha scadenza, non richiede una carta di credito e non comporta addebiti;
• consente fino a 30 prenotazioni al mese, con il contatore che riparte all'inizio di ogni mese;
• nel primo mese successivo alla registrazione le prenotazioni che inserisci dal gestionale non sono soggette a questo limite;
• non comprende le funzioni rivolte ai clienti finali: link di prenotazione, conferma WhatsApp, pagina personalizzata e menu digitale pubblicato.

Piano PRO

• Prenotazioni illimitate
• Link unico per Google Maps, Instagram e sito: i clienti prenotano con un click, senza registrarsi
• Conferma automatica su WhatsApp al cliente
• Pagina di prenotazione con il tuo logo e i tuoi colori
• Menu digitale con QR code, sempre aggiornato
• Vedi da dove arriva ogni prenotazione
• Link Prenota per il tuo sito, WordPress compreso
• Backup automatico e supporto prioritario

L'app per iOS e Android è inclusa in entrambi i piani senza costi aggiuntivi. Il raggiungimento del limite mensile del piano Gratis impedisce di inserire nuove prenotazioni fino al mese successivo, ma non blocca l'accesso all'account né ai dati già inseriti.

7. Prezzo, fatturazione e rinnovo

Il piano PRO costa €10 al mese. L'importo indicato è quello finale dovuto per il periodo di riferimento; il regime fiscale applicato è quello risultante dalla fattura. Non applichiamo commissioni sulle prenotazioni ricevute né costi di attivazione.

L'attivazione avviene dal gestionale attraverso il nostro fornitore di pagamento Stripe, che gestisce la transazione e conserva i dati della carta: quei dati non transitano dai nostri sistemi. Dalla stessa area puoi aggiornare il metodo di pagamento, consultare le ricevute e disdire.

L'abbonamento si rinnova automaticamente ogni mese, per periodi successivi di pari durata, fino alla disdetta.

Se il rinnovo non va a buon fine possiamo sospendere le funzioni PRO fino alla regolarizzazione del pagamento e riportare l'attività al piano Gratis. Non è previsto un periodo minimo garantito di tolleranza: l'account resta attivo, i dati non vengono cancellati per il solo mancato pagamento e puoi riattivare PRO quando vuoi.

8. Disdetta

Puoi disdire il piano PRO in qualsiasi momento dal tuo account, senza preavviso, senza penali e senza dover indicare un motivo.

La disdetta ha effetto alla scadenza del periodo già pagato: fino a quella data continui a usare le funzioni PRO. Il periodo in corso non viene rimborsato, nemmeno in proporzione ai giorni non utilizzati, e nessun ulteriore importo ti viene addebitato.

Alla scadenza l'attività passa al piano Gratis. Se invece vuoi chiudere del tutto l'account, vale la sezione 16.

9. Modifiche al servizio e a questi termini

Il servizio evolve: possiamo aggiungere funzioni, modificarle e, se necessario, ritirarle. Non ridurremo in modo sostanziale le funzioni comprese nel piano che stai pagando senza darti la possibilità di disdire.

Le modifiche sostanziali a questi termini e le variazioni di prezzo ti vengono comunicate via email o tramite un avviso nel gestionale con almeno 15 giorni di preavviso, indicando la data di entrata in vigore e la nuova versione del documento.

Quando la modifica incide su prezzo, rinnovo, responsabilità, foro, trattamento dei dati o riduce in modo sostanziale i tuoi diritti, ti chiediamo di accettarla espressamente. Il semplice uso del servizio non vale come accettazione. Se non accetti puoi disdire: il rapporto prosegue alle condizioni precedenti fino alla fine del periodo già pagato, poi le funzioni PRO vengono disattivate. Per il piano Gratis possiamo limitare l'accesso alle sole funzioni di esportazione e chiusura quando non è possibile continuare a fornire il servizio alle condizioni precedenti.

Le modifiche non si applicano retroattivamente ai periodi già pagati. Le correzioni non sostanziali e le modifiche imposte da una norma o necessarie per la sicurezza possono entrare in vigore senza una nuova sottoscrizione; quando possibile te ne diamo comunque comunicazione e non le usiamo per ridurre i diritti già maturati.

10. Account e uso corretto

Ti impegni a:

• fornire dati veritieri e tenerli aggiornati;
• custodire le credenziali, non condividerle e avvisarci senza ritardo se sospetti un accesso non autorizzato;
• rispondere di quanto avviene tramite gli account collegati alla tua attività, compresi quelli del tuo personale;
• usare il servizio nel rispetto della legge e non impiegarlo per inviare comunicazioni indesiderate ai tuoi clienti;
• non tentare di accedere a dati di altre attività, non aggirare i limiti del piano, non sottoporre il servizio a carichi artificiali o automatizzati che ne compromettano il funzionamento.

Puoi creare più account per le persone che lavorano con te. Restano sotto la tua responsabilità, compresa la revoca dell'accesso a chi non collabora più con la tua attività.

11. I contenuti che carichi

I contenuti che carichi restano tuoi. Ci concedi solo il diritto, non esclusivo e limitato alla durata del contratto, di ospitarli, elaborarli e mostrarli dove serve a erogare il servizio: la tua pagina di prenotazione, il tuo menu digitale, i messaggi di conferma.

Dichiari di avere i diritti necessari sui materiali che carichi, logo e immagini compresi, e ci tieni indenni da pretese di terzi che riguardino quei materiali.

Sei responsabile della correttezza e dell'aggiornamento delle informazioni che pubblichi, prezzi e indicazioni sugli allergeni comprese: sono informazioni che riguardano la tua attività e che noi ci limitiamo a mostrare così come le inserisci.

12. Dati personali e ruoli

Per i dati del tuo account e per la gestione dell'abbonamento il titolare del trattamento siamo noi: le informazioni sono nella Privacy Policy.

Per i dati dei tuoi clienti finali, cioè le prenotazioni e l'anagrafica che si costruisce con esse, il titolare del trattamento sei tu: quei dati riguardano il rapporto fra te e i tuoi clienti. Noi li trattiamo per tuo conto, in qualità di responsabile del trattamento, alle condizioni dell'Accordo sul trattamento dei dati, che accetti insieme a questi termini e che costituisce il contratto richiesto dall'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

Spetta a te informare i tuoi clienti finali del trattamento e disporre di una base giuridica per raccogliere i loro dati.

13. Conferme su WhatsApp

Con il piano PRO, chi prenota dalla tua pagina pubblica riceve un messaggio di conferma su WhatsApp con i dettagli della prenotazione e il recapito del tuo locale. Il messaggio parte da un numero WhatsApp Business che gestiamo noi e viene inviato attraverso un fornitore terzo.

Il messaggio riguarda la singola prenotazione ed è di natura esclusivamente operativa: non è una comunicazione promozionale. Non puoi usare questa funzione per inviare messaggi commerciali.

Il recapito dipende da WhatsApp, dal fornitore e dal dispositivo del destinatario, oltre che dalle politiche che WhatsApp applica ai messaggi commerciali. Facciamo quanto ragionevole perché i messaggi partano correttamente, ma non possiamo garantire la consegna di ogni singolo messaggio né la sua tempistica.

14. Disponibilità, manutenzione e backup

Lavoriamo perché il servizio sia disponibile con continuità, ma non offriamo un livello di servizio garantito da penali. Interruzioni possono dipendere da manutenzioni, da guasti o da fornitori terzi.

Gli interventi di manutenzione programmata vengono svolti, quando possibile, nelle fasce di minore utilizzo e annunciati in anticipo se comportano un'interruzione apprezzabile.

Eseguiamo backup periodici dei dati a fini di continuità e di ripristino in caso di guasto. Il backup è una misura di sicurezza nostra, non un servizio di archiviazione a tuo uso: per avere una copia dei tuoi dati usa le funzioni di esportazione descritte alla sezione 15.

15. Portabilità dei dati e uscita dal servizio

In conformità al Regolamento (UE) 2023/2854, puoi chiedere in qualsiasi momento di passare a un altro fornitore, trasferire i dati verso una tua infrastruttura oppure cancellarli. La richiesta può essere inviata dall'indirizzo associato a un account amministratore e non richiede un preavviso ulteriore rispetto al tempo necessario a verificare che provenga da una persona autorizzata.

Dati e risorse digitali trasferibili

Le categorie trasferibili sono, in modo esaustivo:

• profilo e configurazione dell'attività, inclusi recapiti, orari, chiusure, capienza e personalizzazione grafica;
• utenti e ruoli collegati all'attività, esclusi password, token di accesso e altre credenziali di sicurezza;
• anagrafiche dei clienti, prenotazioni correnti, cancellate e archiviate, con recapiti, date, coperti, note, tag, provenienza, tavolo, stato di arrivo e no-show;
• categorie, voci e traduzioni del menu, prezzi, allergeni, caratteristiche alimentari, ordine di visualizzazione, immagini e altri contenuti caricati;
• tag, notifiche e informazioni sullo stato dei messaggi operativi collegati alle prenotazioni;
• se le relative funzioni sono abilitate, clienti, catalogo, ordini e storico del servizio da asporto;
• risultati prodotti dalle funzioni di importazione o elaborazione a partire dai contenuti che hai fornito.

Non sono trasferibili: password, token, chiavi e segreti tecnici; dati di pagamento detenuti da Stripe; log e segnali interni di sicurezza e prevenzione degli abusi; annotazioni amministrative interne; codice sorgente, algoritmi, configurazioni della piattaforma e documentazione proprietaria; statistiche aggregate o rese anonime che non possono essere ricondotte alla tua attività. I documenti fiscali già emessi restano disponibili secondo le regole applicabili, ma non fanno parte del pacchetto di migrazione.

Procedura, tempi e assistenza

Mettiamo a disposizione i dati in formati strutturati e di uso comune, con la documentazione necessaria a interpretarli. Formati, procedura, limitazioni tecniche note e giurisdizione dell'infrastruttura sono pubblicati nella pagina Infrastruttura e portabilità.

Il gestionale offre direttamente l'esportazione dei clienti e delle prenotazioni archiviate. Un amministratore può richiedere via email anche un unico pacchetto completo: lo prepariamo manualmente includendo tutte le categorie applicabili, anche quelle già esportabili dal gestionale, e lo consegniamo in un archivio ZIP contenente file CSV, JSON e gli eventuali contenuti multimediali nel formato conservato.

• completiamo il passaggio entro 30 giorni dall'avvio del periodo di transizione concordato;
• puoi prorogare una volta il periodo di transizione per il tempo che ritieni più opportuno, informandoci prima della sua scadenza;
• se il termine ordinario è tecnicamente impossibile, te lo comunichiamo entro 14 giorni lavorativi dalla richiesta, spiegandone il motivo e indicando un periodo alternativo che non supera 7 mesi;
• forniamo assistenza ragionevole, manteniamo la continuità delle funzioni contrattuali e un adeguato livello di sicurezza durante la transizione, nei limiti delle dipendenze dal fornitore di destinazione;
• esportazione e assistenza ragionevole non comportano costi di switching.

Ti segnaliamo i rischi conosciuti per la continuità, in particolare differenze di formato, funzioni non equivalenti nel servizio di destinazione e dipendenze da soggetti terzi. Resti responsabile della scelta del nuovo ambiente e della verifica dell'importazione; noi collaboriamo per risolvere gli impedimenti sotto il nostro controllo.

Il contratto termina quando il passaggio è completato o quando scegli la cancellazione senza trasferimento. Dopo un passaggio completato manteniamo i dati recuperabili per almeno 30 giorni. Scaduto tale periodo li cancelliamo secondo la sezione 16, salvo un obbligo di legge o una tua richiesta di cancellazione senza periodo di recupero compatibile con la scelta di uscita effettuata.

16. Sospensione e chiusura

Puoi chiedere la chiusura dell'account quando vuoi dalle impostazioni o scrivendoci dall'indirizzo associato a un account amministratore. Verifichiamo l'identità e i poteri del richiedente prima di avviare un'operazione irreversibile.

Se chiedi la chiusura senza una migrazione, puoi scegliere fra la cancellazione senza periodo di recupero e un periodo di recupero di 30 giorni. Nel secondo caso ti rendiamo disponibili le esportazioni durante quel periodo. Se hai completato un passaggio ad altro fornitore si applica comunque il periodo di recupero previsto dalla sezione 15.

Alla scadenza del periodo di recupero, oppure dopo la conferma della cancellazione senza periodo di recupero, eliminiamo i dati dai sistemi attivi senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni. Le copie di backup diventano inaccessibili all'uso ordinario e vengono sovrascritte secondo il loro ciclo di rotazione. Restano esclusi i dati che dobbiamo conservare per legge, come i documenti fiscali relativi ai pagamenti.

Prima della conferma ti informiamo sugli effetti della scelta. La cancellazione completata non è reversibile.

Possiamo sospendere l'accesso, per il tempo necessario e dandotene conto, quando:

• l'uso in corso mette a rischio la sicurezza o la stabilità del servizio o i dati di altri;
• riceviamo una richiesta vincolante da un'autorità o siamo tenuti a farlo per legge;
• l'uso viola in modo grave la sezione 10 o la sezione 11.

Se la violazione è rimediabile ti chiediamo prima di porvi rimedio, indicando che cosa contestiamo e un termine congruo. Possiamo risolvere il contratto, con un preavviso di trenta giorni, se la violazione non viene sanata o se si ripete. Possiamo intervenire senza preavviso solo quando è necessario per prevenire un danno imminente, rispettare un ordine vincolante o fermare un abuso grave. Anche in caso di risoluzione resta fermo il diritto di recuperare i dati secondo la sezione 15, salvo che renderli disponibili crei il rischio che ha determinato la sospensione.

17. Proprietà intellettuale

Il software, l'interfaccia, il marchio e la documentazione di PrenotazioneInCloud restano di nostra titolarità. Con l'abbonamento acquisisci un diritto d'uso non esclusivo, non trasferibile e limitato alla durata del contratto, per le finalità della tua attività.

Non è consentito rivendere o concedere in uso il servizio a terzi, decompilarlo o tentare di ricavarne il codice sorgente, salvo nei limiti inderogabili di legge, né usare il servizio per realizzarne uno concorrente.

18. Responsabilità

Rispondiamo dei danni che derivano da nostro inadempimento secondo le regole ordinarie. Non rispondiamo invece del mancato guadagno, della perdita di clientela e dei danni indiretti, né delle conseguenze di prenotazioni non onorate dai clienti finali, di dati inseriti in modo errato o di un uso del servizio difforme da questi termini.

Salvo i casi di dolo e colpa grave, e ogni altro limite inderogabile di legge, la nostra responsabilità complessiva verso di te non supera gli importi che ci hai corrisposto nei dodici mesi precedenti il fatto.

Nessuna delle due parti risponde dei ritardi o degli inadempimenti dovuti a cause estranee al proprio controllo ragionevole, compresi guasti di rete, provvedimenti di autorità e disservizi dei fornitori da cui il servizio dipende.

19. Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge italiana.

Per ogni controversia che dovesse sorgere è competente in via esclusiva il Foro di Pesaro. Prima di ricorrere al giudice ti chiediamo di scriverci a info@prenotazioneincloud.it: rispondiamo a ogni reclamo nel più breve tempo possibile e la maggior parte delle questioni si risolve così.

20. Clausole di particolare rilievo

Prima di accettare il contratto, leggi con particolare attenzione le clausole che prevedono:

• rinnovo automatico, sospensione per mancato pagamento e ritorno al piano Gratis, sezione 7;
• assenza di rimborso del periodo già pagato, sezione 8;
• modifica del servizio e conseguenze della mancata accettazione, sezione 9;
• manleva relativa ai contenuti caricati, sezione 11;
• limiti relativi alla consegna dei messaggi, alla disponibilità del servizio e ai backup, sezioni 13 e 14;
• sospensione e risoluzione del contratto, sezione 16;
• limiti alla licenza e al trasferimento del diritto d'uso, sezione 17;
• esclusioni e limite di responsabilità, sezione 18;
• foro esclusivo di Pesaro, sezione 19;
• limitazioni alla cessione del contratto, sezione 21.

Il riepilogo serve a rendere immediatamente riconoscibili gli effetti più rilevanti del contratto e non sostituisce il testo completo delle sezioni richiamate.

21. Disposizioni finali

• Le comunicazioni relative al contratto avvengono all'indirizzo email associato al tuo account e all'indirizzo nostro indicato alla sezione 1. Tieni aggiornato il tuo recapito.
• Se una clausola dovesse risultare invalida, le altre restano efficaci.
• Non puoi cedere il contratto senza il nostro consenso scritto. Noi possiamo cederlo in caso di trasferimento dell'attività, dandotene comunicazione preventiva; se non intendi proseguire con il nuovo fornitore puoi disdire senza costi.
• La tolleranza di un inadempimento non vale come rinuncia a farlo valere in seguito.
• Questi termini, insieme all'Accordo sul trattamento dei dati, contengono l'intero accordo fra le parti sul servizio. La Privacy Policy resta un'informativa distinta sul trattamento dei dati per cui siamo titolari.